Forretningsorden

Dansk Cyklist Forbunds forretningsorden

Forretningsorden for Dansk Cyklist Forbund

 

§ 1. Formål

Forretningsordenen uddyber de bestemmelser, der er givet i forbundets vedtægter § 14, stk. 3, jvf. §§ 17, 19, 20 og 21 (afdelinger) og § 22 (repræsentanter).

 

§ 2. Konstituering

1.      Indtil Hovedbestyrelsen (HB) har konstitueret sig efter valg på landsmødet fortsætter de tidligere som hhv. næstformand, sekretær og kasserer valgte, såfremt de er genvalgt til HB og ikke er valgt som landsformand.

 

2.      Umiddelbart efter landsmødet indkalder den nyvalgte landsformand til kandidater til hhv. næstformand, sekretær og kasserer.

 

3.      Det konstituerende møde i HB holdes senest 4 uger efter landsmødet.

 

4.      På det konstituerende møde fremlægges kandidatliste. Under ledelse af landsformanden foretages afstemning om hver post for sig, idet landsformanden forinden hver afstemning skaffer oplysning om, hvorvidt de foreslåede er villige til valg. Der er mulighed for at fremsætte yderligere forslag til kandidater under mødet. Valgene afgøres ved almindeligt stemmeflertal.

 

§ 3. Forretningsudvalget

1.      Forretningsudvalgets (FU) opgave er at aflaste HB i sager af ikkeprincipiel karakter. FU gennemgår og behandler den indgåede post. Uopsættelige sager af principiel karakter eller uopsættelige sager med stor økonomisk konsekvens skal sendes til høring i HB, inden beslutning træffes. FU kan kun ændre beslutninger taget i HB, når der foreligger ændrede forudsætninger eller nye oplysninger, og i sådanne tilfælde sendes sagen så vidt muligt også til høring i HB.

 

2.      FU sammensættes af tre HB-medlemmer med landsformand, næstformand og kasserer som fødte medlemmer.

 

3.      FU er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i dets møde.

 

4.      Referater fra FU-møder skal udsendes til HB’s medlemmer senest 2 uger efter mødets afholdelse.

 

 

§ 4. Udvalg under HB

1.      Budgetudvalget (BU) har som arbejde at udarbejde og følge op på forbundets budget. BU består som minimum af kasserer og regnskabschef. Kassereren er født formand for udvalget.

 

2.      Cyklisters redaktion rådgiver og bistår redaktøren af medlemsbladet. I redaktionen skal der sidde 3 medlemmer udpeget af redaktøren, 2 medlemmer udpeget af HB, (hvoraf mindst ét medlem fra HB) og web-masteren. HB godkender den samlede redaktion.

 

3.      Der kan desuden nedsættes andre udvalg og projektgrupper under HB. Udvalgets eller projektgruppens arbejds- og kompetenceområde skal beskrives. Beskrivelserne bringes på hjemmesiden.

 

4.      Beslutningsreferater fra udvalgene bringes på hjemmesiden.  Udgående post skal lægges til journalisering og al korrespondance skal arkiveres, så den er let tilgængelig.

 

5.      Til brug for HB’s beretning på landsmødet og det første HB-møde efter landsmødet fremstiller forbundets udvalg og projektgrupper en rapport om deres arbejde. Rapporten indkaldes af sekretæren og skal foreligge i passende tid inden landsmødet. I forbindelse hermed samt forud for første HB møde efter landsmødet tilkendegiver udvalgene og projektgrupper hvilke medlemmer, de består af og om disse ønsker at fortsætte. Samtidig oplyses navn på formand eller projektleder for henholdsvis udvalget eller projektgruppen.

 

Hvert udvalg eller projektgruppe fordeler selv arbejdet blandt dets medlemmer. Ved uoverensstemmelser i udvalgene kan HB mægle.

 

Såfremt et udvalg ikke har afleveret rapport i to på hinanden følgende år, betragtes udvalget som nedlagt. Hvis en projektgruppe ikke afrapporterer til HB inden for den fastsatte tidsfrist, kan HB nedlægge projektgruppen.

 

6.      Udvalg under HB kan hvert år i december søge om en rammebevilling til dækning af mindre udgifter til udvalgenes arbejde. Projektgrupper kan i forbindelse med deres oprettelse søge om penge til dækning af mindre udgifter.

 

§ 5. Eksterne repræsentanter

1.      Til brug for HB’s beretning på landsmødet og det første HB-møde efter landsmødet fremstiller forbundets eksterne repræsentanter en rapport om deres virke og eventuelle resultater i forbindelse med deres eksterne arbejde. Rapporten indkaldes af sekretæren og skal foreligge i passende tid inden landsmødet.

 

2.      Efter HB’s konstituering udpeges forbundets eksterne repræsentanter for det følgende år.

 

 

 

 

 

§ 6. Kompetence

1.      HB træffer nærmere afgørelse om uddelegering af arbejde og ansvar til afdelinger, repræsentanter og udvalg.

 

Udvalg og projektgrupper nedsat af HB samt eksterne repræsentanter, som beskæftiger sig med sager af betydning for lokalområder, i hvilke der findes afdelinger eller repræsentanter, skal forhøre sig om de pågældende afdelinger/repræsentanters synspunkter og må ikke handle i strid med disse. Eventuelle tvister mellem landsdækkende udvalg og afdelinger/repræsentanter afgøres i HB.

 

2.      Afdelingers og repræsentanters henvendelse til centrale offentlige myndigheder skal forinden forelægges HB. Henvendelse til lokale myndigheder og statslige myndigheders lokale repræsentanter om lokale spørgsmål besluttes af afdelinger og repræsentanter.

 

Afdelinger og repræsentanter kan fremføre synspunkter over for lokale myndigheder i tilgrænsende områder, hvor Dansk Cyklist Forbund ikke er repræsenteret. Dette skal dog være efter aftale med HB, bl.a. for at undgå dobbelthenvendelser.

 

3.      HB udpeger personer, der repræsenterer forbundet ved møder med centrale offentlige myndigheder (ministerier, styrelser og lign.) og samarbejdspartnere. Det tilstræbes at alle, der arbejder med området, orienteres og får mulighed for at søge om deltagelse. Afslag skal begrundes.

 

4.      Ved behandling af større sager og ved ændringer i Cyklistforbundets politik på væsentlige områder skal de aktive inddrages i debatten.

 

§ 7. HB’s møder

1.      Mødeplan

Der afholdes mindst 4 møder i HB pr år. På første ordinære HB-møde vedtager HB en mødeplan, som bringes på hjemmesiden.

 

2.      Dagsorden

Forslag til dagsordenspunkter skal være skriftlige og sendes til sekretariatet i rimelig tid, inden dagsordenen skal udsendes. Sekretæren/landsformanden udfærdiger den endelige dagsorden og udsender i samarbejde med sekretariatet denne, inkl. bilag til mødet, senest til weekenden før mødet. Dagsordenen skal indeholde følgende faste punkter:

-     Valg af dirigenter

-     Godkendelse af referat fra sidste HB-møde

-     Godkendelse af dagsorden

-     Opfølgningspunkter fra sidste møde

-     Orientering fra direktøren

-     Øvrige meddelelser

-     Redaktionen

-     Økonomi

-     Opfølgningspunkter fra dette møde

 

 

 

 

Udskudte sager fra forrige møde optages på dagsordenen. Hvis der på HB-mødet fremkommer sager af hastende karakter, kan disse optages til beslutning, selv om de ikke fremgår af den udsendte dagsorden.

 

Dagsordenen bringes på hjemmesiden.

 

 

3.      Mødets afvikling

Afbud til HB-møder skal meddeles til sekretariatet.

Ved mødets afslutning gøres der status over de punkter, der må overføres til næste møde.

HB-møderne kan overværes af de aktive, med mindre andet besluttes. Suppleanterne kan deltage i møderne på lige fod med HB-medlemmer, men har dog ikke stemmeret.

 

Kun tilstedeværende HB-medlemmer kan deltage i afstemninger. Fraværende HB-medlemmer og suppleanter kan indgive skriftlige kommentarer til dagsordenens punkter.

Ved HB’s behandling af vigtige sager, der er forberedt af udvalg, projektgruppe eller andre, bør den eller de, der har forberedt sagen, være repræsenteret på mødet.

 

4.      Referat
Der udfærdiges referat efter flg. retningslinier:

a.        præsentation af problemstillinger, herunder referencer.

b.        præsentation af væsentlige synspunkter i sagsbehandlingen.

c.        præsentation af beslutning, herunder reference til personer, udvalg eller lignende, der skal effektuere beslutningen.

d.        referatet udfærdiges således, at det også er brugbart for personer udenfor HB. Referatet checkes af med landsformanden inden mangfoldiggørelse og udsendes til HB senest 7 dage efter det afholdte HB-møde med 7 dages frist for kommentarer.

e.        sager af uopsættelig karakter kan afgøres per e-post.

 

§ 8. Budget og bevillinger

1.      Budgettet godkendes af HB efter oplæg fra budgetudvalget. I forbindelse med budgetgodkendelse giver HB samtidig bevilling til de budgetposter, der vedrører den daglige drift.

 

2.      HB har den overordnede bevillingskompetence. Forretningsudvalget kan bevilge til alle indenfor rammerne af § 3. Budgetudvalget får budget fra HB og bemyndiges til at bevilge herfra til afdelinger, repræsentanter, udvalg og projektgrupper. Kassereren kan mellem møderne bevilge på budgetudvalgets vegne. Sekretariatet varetager løbende indkøb af varer til videresalg. Forretningsudvalget godkender projekter for produktion af egne varer.

 

3.      Når der gives bevilling til et givent formål, skal der ved en særlig bevillingsblanket eller lignende gives besked til regnskabschefen om den givne bevilling.

Bevilling kan også bestå i en udtalelse i et forudgående HB- eller FU-mødereferat.

 

4.      HB orienteres om budgettets status på HB-møderne

 

§ 9. Månedsbrev og dialogforum               

1.      Der udgives et månedsbrev ca. 10 gange årligt. Månedsbrevet sendes på e-post til alle aktive i Cyklistforbundet. Månedsbrevet har som formål at informere om, hvad der foregår i Cyklistforbundet og på sekretariatet.  

 

2.      Der oprettes dialogfora på nettet, hvor alle emner kan diskuteres på tværs af organisationen.

§ 10. Informationsmateriale 

Aktivlisten, der en gang hvert andet år udsendes til alle aktive i Dansk Cyklist Forbund, indeholder en oversigt over aktive fordelt på afdelinger og repræsentanter, samt udvalg, eksterne repræsentanter og andre tillidsposter.

 

§ 11. Nye afdelinger

Forretningsudvalget varetager kontakt med personer, der ønsker at oprette nye afdelinger. Ved oprettelse af en afdeling indkaldes skriftligt alle medlemmerne i afdelingens virkeområde til den stiftende generalforsamling. I den stiftende generalforsamling deltager så vidt muligt et medlem af forretningsudvalget.

 

§ 12. Lokale repræsentanter

1.      HB kan, jf. vedtægternes § 22, udpege lokale repræsentanter. I praksis varetages denne opgave af FU. De lokale repræsentanter varetager forbundets interesser i en kommune, hvor der ikke i forvejen er en afdeling.

 

2.      De lokale repræsentanter skriver en årsrapport inden udgangen af august måned. De inviteres endvidere til at deltage i Landsmødet.

 

§ 13. Temamøder/Seminarer

HB foranlediger, at der afholdes længerevarende temamøder/seminarer om aktuelle emner efter behov. Udgifterne afholdes af forbundet.

 

§ 14. Ændringer i forretningsorden

Ændringer af forretningsordenen vedtages af HB, efter at forslag herom er optaget på dagsordenen og udsendt med denne.

 

Vedtaget af Hovedbestyrelsen 19. januar 2008. Forretningsordenen afløser den hidtidige af
21. januar 2007.